KPI står for Key Performance Indicator og kan vel på dansk kaldes pejlemærker. I daglig tale KPI’er. Når nu vi har fået sat det på plads, så lad os dykke lidt dybere ned i emnet.

KPI’er er i virkeligheden en række målepunkter som du, som leder har defineret som værende vigtige. Det er vel og mærke målepunkter, som er afgørende for en større målsætning. Det er med andre ord nogle målepunkter, som indikerer, at man er på rette vej.

I langt de fleste tilfælde vil der være en række af KPI’er, som ledelsen måler på, og når alle disse KPI’er opfyldes, er der overvejende sandsynlighed for, at det endelige mål nås. Man kan også se dem som en slags delmål.

Et enormt stærkt ledelsesværktøj

Et sæt KPI’er, der er sat rigtigt op og skabt med omtanke, er et enormt stærkt ledelsesværktøj. Det giver et super effektivt måleværktøj, som tydeligt viser, om man er på rette vej i forhold til det, man gerne vil opnå. Samtidig er det nu tydeligt for alle, der er en del af den endelige målsætning hvad der skal fokuseres på. Således er KPI’er også samtidigt et meget stærkt styringsværktøj til at sikre, at de ønskede ting bliver gjort.

Langt de fleste KPI’er er og bør være personligt ejede. Dermed giver de den enkelte person en klar retning på den nødvendige indsats fra den pågældende person.

Når man kombinerer KPI’er med bonusmål, så har man et endnu stærkere styringsværktøj, fordi nu er det ikke kun tydeligt, hvad man forventer, men også hvad man ønsker at belønne. Er det virkeligt nødvendigt? Det burde det måske ikke være, men det er enormt effektivt for at få en målrettet indsats.

KPI'er er motiverende for dine medarbejdere

Samtidigt er KPI'er også en meget stor hjælp for dine medarbejdere, fordi du har tydeligt defineret for dem, hvad du som leder forventer af dem, og hvad der skal til for, at du er tilfreds med deres indsats. Uden KPI’er kan det ofte være meget svært for din medarbejder, at vide om han eller hun gør det godt, og som du ønsker det.

Med andre ord, så kan rigtigt opsatte KPI'er være direkte motiverende for dine medarbejdere, da de kvitterer for indsats og delmål, inden det endelige resultat opnås.

Pas på med de KPI’er, de er farligt effektive

Lad mig slå endeligt fast, at ”Man får, hvad man måler på”. Når det er tilfældet, så skal man være ekstremt omhyggelig med, hvordan man definerer sine KPI’er. Jeg har set forkerte eller svage KPI’er skævvride en ellers fornuftig forretning. Det er præcis det modsatte af det, man gerne vil opnå med styring efter KPI’er. Faktum er nemlig, at forkert opsatte KPI’er er lige så effektive, som de korrekt opsatte KPI’er, så pas på når du laver dem, ellers får du ikke det ønskede resultat.

Et eksempel på en svag KPI kunne eksempelvis være: 20 kundebesøg pr. mdr. Hvorfor er det en svag KPI? Det er det fordi, den ikke siger noget om, hvilke slags kunder man skal besøge.

En stærkere KPI kunne være: 20 kundebesøg pr. mdr. fordelt på minimum 10 vækstkunder, 5 key-kunder og 5 nye kunder. (Det kræver jo selvfølgelig, at man har etableret en kundeklassifikation)

Den første KPI vil nok ikke ødelægge så meget, idet den dog kalder på aktivitet, men den er ikke målrettet og indikerer ikke, at man arbejder specifikt med de kunder, man ønsker. Den anden og stærkere KPI definerer langt mere præcist, hvor indsatsen skal være.

Et eksempel på en direkte skadende KPI, oplevede jeg i en virksomhed som havde defineret en KPI der hed: 20% vækst i toplinjen. Problemet med denne KPI var at den stod alene, der manglede simpelthen en KPI der hed – Minimum xx% dækningsgrad. Resultatet var, at virksomheden fik sine 20% vækst i omsætningen, men på bekostning af bundlinjen. Den ansvarlige salgschef drev sin øgede omsætning på lave priser, alt for lave priser og dermed mistede virksomheden reel indtjening.

En KPI kan ikke stå alene

Så foruden at være meget omhyggelig med, hvordan man definerer den enkelte KPI, så er det også tydeligt at en KPI ikke kan stå alene. Eksempelvis må man sikre sig, at en toplinje KPI kombineres med en bundlinje KPI. Det er jo sund fornuft, at man skal passe på sin bundlinje, men alligevel ser man, at man får præcis det man måler på, som i eksemplet fra før.

En god kombination af KPI’er kan være en række aktivitets baserede KPI’er, nogle finansielt baserede KPI’er og eventuelt nogle adfærdsbaserede KPI’er. Husk at alle dine KPI’er skal være målrettede (mod det endelige mål), veldefinerede og målbare.

Når et sådan sæt veldefinerede KPI’er er på plads, så er der meget stor sandsynlighed for, at dine mål bliver opfyldt, og du har nu et ekstremt stærkt ledelses- og styringsværktøj. Husk blot en løbende opfølgning sammen med dine medarbejdere på samtlige KPI’er.  

Do It More’s udgangspunkt er altid, at først skal man gøre de rigtige ting, så skal man gøre de rigtige ting rigtigt og så skal man gøre det mere (Do It More)

Lad Do It More hjælpe dig med at få implementeret en effektiv styring af din forretning med de rigtige Key Performance Indicators - KPI’er.

Se mere her www.doitmore.dk/ledelsessparring/